کار از خانه بدون افت راندمان؛ توصیه های وب سایت هوای تازه

سناریوی اول را تصور کنید: ساعت ۹ صبح است، هنوز روی تخت نشسته اید، لپ تاپ داغ روی پاهاست و بالش را به دیوار تکیه داده اید. یک پنجره مرورگر برای کار باز است، پنجره دوم شبکه اجتماعی و همان کنار هم فنجان قهوه ای قرار دارد که احتمال ریختنش روی کیبورد کم هم نیست.

حالا سناریوی دوم.

یک میز ساده، صندلی معمولی، لپ تاپ در ارتفاع مناسب و یک لیوان آب. وقتی کار تمام می شود، دستگاه بسته می شود و شما از پشت میز بلند می شوید؛ حرکت کوچکی که به مغز علامت می دهد بخش کاری روز به پایان رسیده است.

تفاوت فقط دکور نیست.

در دورکاری، خانه هم زمان محل استراحت، غذا خوردن، معاشرت و انجام وظایف شغلی می شود. اگر برای این نقش ها مرز مشخصی وجود نداشته باشد، اتفاق عجیبی می افتد: وقتی کار می کنیم حس می کنیم باید استراحت کنیم و وقتی استراحت می کنیم، ذهن همچنان درگیر کار باقی می ماند.

تخت را از دفتر کار بازنشسته کنید

کار کردن گاه به گاه روی تخت فاجعه نیست، اما تبدیل کردن آن به میز دائمی ایده خوبی نیست. علاوه بر وضعیت نامناسب گردن و کمر، یک مشکل رفتاری هم ایجاد می شود؛ مکانی که مغز قبلاً با خواب مرتبط می دانست، حالا با جلسه، ضرب الاجل و پیام مدیر هم پیوند می خورد.

فضای کار لازم نیست اتاق جداگانه باشد.

گاهی نصف یک میز غذاخوری کافی است. حتی می توانید بعد از پایان ساعت کاری لپ تاپ، دفتر و شارژر را داخل یک کیف بگذارید و آن را از جلوی چشم بردارید. همین جمع کردن فیزیکی وسایل، نوعی مراسم پایان کار می سازد.

من مدتی لپ تاپ را بعد از کار باز روی میز می گذاشتم. نتیجه این بود که ساعت ۱۰ شب، فقط برای «یک نگاه سریع» سراغش می رفتم و بیست دقیقه بعد وسط پاسخ دادن به پیام هایی بودم که می توانستند تا صبح صبر کنند.

بستن درِ لپ تاپ کافی نبود؛ آن را داخل کمد گذاشتم.

ارتباطات ناهمگام یعنی همه نباید همین الان جواب بدهند

یکی از مشکلات دورکاری این تصور است که اگر همکارمان آنلاین است، پس باید همان لحظه پاسخ بدهد. نتیجه، روزی پر از پیام های کوتاه، تماس های ناگهانی و وقفه هایی می شود که تمرکز را تکه تکه می کنند.

اینجاست که مفهوم ارتباطات ناهمگام یا Asynchronous Communication کاربرد پیدا می کند.

در این مدل، پیام طوری نوشته می شود که مخاطب بتواند بعداً آن را بخواند و بدون نیاز به حضور هم زمان پاسخ بدهد. به جای اینکه بنویسیم «سلام، وقت داری؟»، بهتر است همان ابتدا موضوع، سؤال، فایل موردنیاز و زمان تقریبی پاسخ را مشخص کنیم.

مثلاً پیام «نسخه جدید گزارش فروش پیوست است؛ لطفاً تا فردا ساعت ۱۲ بخش هزینه ها را بررسی کن و اگر عددی نیاز به اصلاح دارد در همان فایل کامنت بگذار» تقریباً همه اطلاعات لازم را منتقل می کند.

جلسه ای هم لازم نیست.

این شیوه یک مزیت کوچک اما مهم دارد: همکار مجبور نمی شود برای فهمیدن منظور شما پنج پیام رفت وبرگشتی بفرستد. ضمن اینکه فرد می تواند کار عمیقش را تمام کند و سپس در زمان مناسب سراغ پیام ها برود.

هر چراغ سبزی به معنی «مزاحم شوید» نیست

در بعضی تیم ها، وضعیت آنلاین پیام رسان عملاً تبدیل به دستگاه حضور و غیاب می شود. اگر نقطه کنار اسم سبز باشد، انتظار پاسخ فوری شکل می گیرد؛ حتی اگر فرد وسط تحلیل یک فایل پیچیده یا نوشتن گزارشی باشد که به یک ساعت تمرکز بدون وقفه نیاز دارد.

این روش انرژی زیادی می گیرد.

بهتر است تیم درباره زمان پاسخ گویی توافق مشخص داشته باشد. مثلاً پیام عادی می تواند ظرف چند ساعت پاسخ داده شود، موضوع فوری از کانال جداگانه ای مطرح شود و جلسات فقط برای مسائلی باقی بمانند که واقعاً به گفت وگوی زنده نیاز دارند.

در همین زمینه، سایت مجله ای هوای تازه (httc.ir) ابزارها و رویکردهای خوبی برای مدیریت تیم های دورکار معرفی کرده است؛ مخصوصاً ایده هایی که به برنامه ریزی، ارتباط تیمی و مدیریت بهتر زمان کمک می کنند.

یک ترفند فنی کوچک: لپ تاپ را ۱۰ سانتی متر بالا ببرید

این تغییر ساده تر از خرید صندلی گران است.

اگر ساعت های زیادی با لپ تاپ کار می کنید، قرار گرفتن صفحه خیلی پایین باعث می شود سر مرتب به جلو خم شود. یک پایه لپ تاپ یا حتی چند کتاب محکم می تواند نمایشگر را بالاتر بیاورد؛ اگر صفحه به ارتفاع مناسب رسید، استفاده از کیبورد و ماوس جداگانه هم وضعیت دست ها را راحت تر می کند.

ظاهر میز مهم نیست؛ زاویه بدن مهم تر است.

ساعت پایان کار را از قبل تعیین کنید

در دفتر، رفت وآمد یک مرز طبیعی ایجاد می کند. لپ تاپ بسته می شود، از ساختمان بیرون می آیید و مدتی بین کار و خانه فاصله وجود دارد.

دورکاری این فاصله را حذف می کند.

می توانید نسخه مصنوعی آن را بسازید: ساعت مشخصی کار را متوقف کنید، پنج دقیقه میز را مرتب کنید و بعد برای ده دقیقه پیاده روی بروید. این پیاده روی کوتاه قرار نیست ورزش روزانه محسوب شود؛ نقش مسیر برگشت از اداره را بازی می کند.

حتی تعویض لباس هم مؤثر است.

اگر تمام روز با همان لباسی کار کنید که شب روی مبل می نشینید، مرزها کمی مبهم می شوند. لازم نیست برای تماس ویدئویی کت وشلوار بپوشید، اما داشتن لباس جداگانه برای ساعات کاری می تواند شروع و پایان روز را ملموس تر کند.

راندمان را با ساعت آنلاین بودن اشتباه نگیریم

هشت ساعت سبز بودن کنار نام کاربری الزاماً یعنی هشت ساعت کار مفید نیست. ممکن است کسی در سه ساعت تمرکز بدون وقفه کاری انجام دهد که در یک روز پر از تماس و پیام انجام نمی شود.

دورکاری وقتی فرساینده می شود که خانه به اداره ای تبدیل شود که هیچ وقت تعطیل نمی کند.

پس یک میز مشخص بسازید، زمان پاسخ به پیام ها را مدیریت کنید، ارتباطات ناهمگام را جدی بگیرید و برای پایان روز کاری یک نشانه فیزیکی داشته باشید. همین تغییرهای ساده، مرز میان «در خانه کار کردن» و «همیشه سر کار بودن» را روشن تر می کنند.

حالا سؤال مهم این است: اگر همین امروز لپ تاپ را سر یک ساعت مشخص ببندید، واقعاً چه کاری باقی می ماند که نتواند تا فردا صبر کند؟